Le Kick-off meeting est une réunion Onéreuse qu’il faut rentabiliser. En français c’est la réunion de lancement. Qu’il s’agisse d’un produit, d’un projet ou de tout autre lancement. Le nombre de participant est souvent significatif et la durée de cette réunion, bien que variable, reste dans la gamme des meetings longs.
Note: cet article traite de la préparation et de l’organisation d’un kick-off, pas de son contenu ou son ordre du jour (à venir).
Quelle type de réunion est le kick-off meeting?
Est-ce une réunion où l’information vient d’une source et descend pour informer les équipes de ce nouveau projet? Et dans ce cas les participants au Kick-off meeting n’auront qu’à écouter sans intervenir?
Où est-ce une réunion de coordination ? Dans ce cas, les participants doivent avoir saisi, les possibilités et les freins à la bonne réalisation, ou au moins au bon démarrage du projet.
Où est-ce un mix de ces deux choses?
Dans l’idéal, c’est un meeting mixte. Le kick-off fourni de l’information et coordonne les premières actions pour mettre tout le monde en action.
Le kick-off réussi
Ce type de meeting est destiné à coordonner les activités, mettre toute l’équipe en action avec une bonne énergie.
Comment obtient-on cela?
Par l’obtention des informations du projet. Notamment, quel est le livrable, ses qualités, sa quantité, son objectif et la date butoir. Le manager en charge du projet doit également connaître les aspects financiers.
En synthétisant ces informations pour les transmettre parfaitement aux intervenants clés. Ceci va leur permettre de se projeter et d’évaluer l’intégration de ce projet ou lancement dans leur workflow. Cette communication sera également utilisée pour informer l’ensemble des collaborateur avant le kick-off meeting.
Par la définition de la stratégie, de la feuille de route du lancement ou du projet avec laquelle on va obtenir le livrable. Et ici on parle bien de stratégie, facteurs de risques, etc. des réunions de préparation avec les collaborateurs clés sont nécessaires pour cette phase. C’est pendant ces réunions que le kick-off est construit.
Vient finalement le kick-off meeting, où l’ordre du jour est rendu intéressant par cette préparation en amont. Le contenu est intéressant, et les freins majeurs au lancement sont levés.
La réunion est dynamique et va droit au but. Pas besoin de passer 3 heures ou de s’arrêter pour traiter un frein qui ne concerne qu’un département pendant que les collaborateurs d’autres départements s’endorment, sont plongés dans leur téléphone, discutent entre eux.
Le kick-off meeting a généré de l’accord entre les équipes, même s’il reste des ajustements à trouver. Chaque collaborateur a une vue globale du projet et sait quel est son rôle.
Ce qui rend une réunion de lancement longue et pénible
Des informations liées au livrable non claire dès le départ. C’est sûr que faire une réunion de lancement pour un livrable pas clairement défini c’est un peu compliqué. Le Kick-off sera plein de question… qui risquent de rester sans réponse.
Les informations du projet ou du lancement non synthétisée. Trop de documents, dossiers mal classés, documents mal nommés rendent les projets difficiles à saisir. Chaque collaborateur a une conception différente de ce qu’est le projet. Certains n’en prendront pas connaissance, ils attendront le kick-off.
Le kick-off sera constitué en grande partie de réponses à des questions contenues dans les documents du projet.
Absence de coordination avec les services en amont. La stratégie et les facteurs de risque n’étant pas définis en amont, le manager se heurte à des situations ou des refus sans solution, et au lieu de générer de l’accord, la réunion se passe sous tension.
Puis nous avons toutes les situations liées aux réunions dans leur ensemble: pas d’implication, de participation de certains collaborateurs, ennui, retard, pas de préparation dépassement du temps, questions trop spécifiques qui monopolisent l’attention, etc.
Solution pour un kick-off réussi
Préparez-le.
Assurez vous que les collaborateurs aient à leur disposition au moins un document de synthèse court et pertinent. La conséquence directe est une implication dans le dossier dès le départ. Il leur sera facile d’en prendre connaissance avant de venir.
Assurez-vous de demander aux collaborateurs de préparer des questions, des réponses et des solutions aux différents aspects du projet. A partir des éléments communiqués, ils pourront voir comment ce projet s’intègrera dans leur planning. Egalement, Ils pourront vous informer dès le départ s’ils s’estiment peu compétent pour traiter leur partie.
Posez les règles de fonctionnement et d’organisation. Assurez-vous qu’ils les comprennent. Par exemple en leur présentant une situation courante et en leur demandant ce qu’ils doivent faire. C’est souvent un point faible.
Bien souvent l’entreprise dispose d’espace de stockage divers, d’espaces partagés, d’outils collaboratifs. La conséquence de cette multitude est une organisation défaillante. Des fichiers qu’il faut ouvrir pour en connaitre le contenu. Des versions de documents stockés à des endroits différents,… Lequel est donc le bon???? En bref, vous passez un temps fou à chercher les choses, et même parfois il est plus rapide de refaire quelquechose plutôt que d’essayer de remettre la main dessus.
Définissez avec les collaborateurs ce dont ils vont avoir besoin pour commencer, et quels livrables ils doivent produire pour quand. Notez cela dans un compte rendu de réunion avec lequel tous sont d’accord pendant la réunion.
Envoyez le compte-rendu à chacun en précisant que sans communication de leur part dans les 48h, ce compte-rendu sera considéré comme accepté par eux.